Persónuverndaryfirlýsing

Almennt

Brandr ehf., kt. 540606-0210, Borgartúni 25, 105 Reykjavík, (hér eftir Brandr) er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Brandr leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf.

Í þessari persónuverndaryfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum Brandr safnar um einstaklinga og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað þær eru geymdar lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli Brandr safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (hér eftir persónuverndarlög).

Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla persónuupplýsinga?

Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira. Í 2. og 3. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á persónuupplýsingum.

Með viðkvæmum persónuupplýsingum er átt við persónuupplýsingar sem njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum s.s. upplýsingar um þjóðernisuppruna eða kynþátt, stjórnmála- og trúarskoðanir, stéttarfélagsaðild, erfðagögn, heilsu, kynlíf eða kynhneigð.

Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu. Í 4. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á vinnslu persónuupplýsinga.

Hvernig vinnur Brandr persónuupplýsingar?

Hjá Brandr fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við persónuverndarlög. Brandr gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar. Brandr gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:

  • Að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti.
  • Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.
  • Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.
  • Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.
  • Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.
  • Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.

Sjálfvirk ákvarðanataka

Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Dæmi um sjálfvirka ákvarðanatöku væri ef ákvörðun um lánveitingu í gegnum vefsíðu byggði eingöngu á lánshæfismati.

Ekki fer fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga hjá okkur.

Um hverja safnar Brandr persónuupplýsingum?

Í starfsemi Brandr er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem Brandr hefur undir höndum geta verið um starfsmenn þess, viðsemjendur, viðskiptavini og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

Hvaða persónuupplýsingum safnar Brandr ?

Brandr safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því um hvaða starfsemi er að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast Brandr við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

Brandr safnar og vinnur með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um starfsmenn, viðskiptavini og birgja:

Tölvupóstssamskipti

Við notum m.a. tölvupóst til að eiga í samskiptum við umsækjendur, viðskiptavini og tengiliði birgja og söfnum í þeim tilgangi tengiliðaupplýsingum ásamt samskiptunum sjálfum.

Reikningagerð

Í þeim tilgangi að senda út reikninga og innheimta útistandandi kröfur, söfnum við grunnupplýsingum um skuldara ásamt reikningsupphæð.

Viðskiptamannaskrá

Í þeim tilgangi að halda skrá um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini (birgja) okkar ásamt viðskiptasögu, söfnum við grunnupplýsingum um þá.

Póstlistar

Í þeim tilgangi að afla viðskiptavina og upplýsa viðskiptavini um þjónustu okkar skráum við auðkennis- og tengiliðaupplýsingar.

Markaðsrannsóknir

Í þeim tilgangi að þjónusta viðskiptavini okkar stundum við viðhorfskannanir og rannsökum viðhorf neytenda til ýmissa vörumerkja.

Í þeim tilvikum þar sem Brandr þarf að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, s.s. sem upplýsingum um aðild starfsmanna að stéttarfélagi og um heilsufar starfsmanna er sérstök aðgát höfð við meðferð slíkra upplýsinga.

Tilgangur með söfnun persónuupplýsinga

Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:

  • Geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsmenn.
  • Geta veitt ákveðna þjónustu, til dæmis við viðskiptavini.
  • Gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.
  • Gæta að lögmætum hagsmunum annarra.
  • Uppfylla lagaskyldu.

Lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga

Brandr safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

  • Til að uppfylla lagaskyldu.
  • Til að uppfylla samningsskyldu.
  • Á grundvelli samþykkis einstaklinga.
  • Við verkefni í þágu almannahagsmuna eða beitingu opinbers valds.
  • Til að unnt sé að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfu.

Hve lengi geymir Brandr persónuupplýsingar?

Brandr geymir  einungis persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðir fyrirtækið þeim með öruggum hætti.

Frá hverjum safnar Brandr persónuupplýsingum?

Þá safnar Brandr að meginstefnu til persónuupplýsingum beint frá þeim einstaklingum sem um ræðir. Þegar og ef upplýsingum er safnað frá öðrum þriðju aðilum reynir fyrirtækið eftir fremsta megni að upplýsa viðkomandi um það.

Hvenær miðlar Brandr persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?

Brandr miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem eru ráðnir af fyrirtækinu til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitendur, sem sjá um að geyma gögn meðal annars og verktakar. Í þeim tilfellum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum fyrirtækisins um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.

Við miðlum einnig upplýsingum til þriðju aðila þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum.

Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið

Brandr  er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Brandr gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Öryggi upplýsinganna

Brandr leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna.

Auk þess stuðlar fyrirtækið að aukinni vitundarvakningu hjá starfsmönnum með reglulegri þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skal að öryggi persónuupplýsinga.

Réttindi einstaklinga

Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá og réttar til að flytja eigin upplýsingar. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

Samskiptaupplýsingar Brandr

Nafn: Kristján Már Sigurbjörnsson

Heimilisfang: Borgartún 25, 105 Reykjavík.

Netfang: hallo@brandr.is, kristjan@brandr.is

Símanúmer: 787-7007

Persónuverndarfulltrúi

Hafi einstaklingar frekari spurningar um persónuverndaryfirlýsingu þessa geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúann okkar. Þetta eru samskiptaupplýsingarnar hjá honum:

Nafn: Dattaca Labs Iceland ehf.

Heimilisfang: Ármúli 13, 105 Reykjavík.

Netfang: dpo@dattacalabs.com

Símanúmer: 517 3444.

Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd

Dragi einstaklingar í efa að Brandr meðhöndli persónuupplýsingar þeirra í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hafa þeir rétt til að senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

Endurskoðun á þessari persónuverndaryfirlýsingu

Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig Brandr vinnur með persónuupplýsingar. Verði breytingar gerðar á persónuverndaryfirlýsingu þessari verður tilkynnt um slíkt á heimasíðu stofnunarinnar www.brandr.is   

Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingu taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.

Síðast uppfært í ágúst 2024.